Moim zdaniem jest to trochę sztuczny problem i nie ma co wprowadzać jakichś sztywnych regulacji. W każdym wypadku dużo zależy od wymagań ośrodka, w którym organizuje się imprezę, dodatkowych elementów (wymagania gastronomiczne, gadżety, w przyszłości może jakaś "część artystyczna"), terminy wpłat i dopłat, możliwości i chęci samego organizatora, itp.
Jakimś rozwiązaniem problemu odsyłania kasy jest też przejmowanie miejsca przez dodatkowego uczestnika od osoby, która musi/chce zrezygnować z udziału w Zlocie. Kilka takich przypadków było i wówczas rozliczenie było bezpośrednio między nimi...
W tym wypadku, jeśli znana jest kwota minimalna, którą trzeba zapłacić (wynikająca z zadeklarowanej wstępnie ilości osób) i okazuje się jednak, że tych osób jest o kilka za mało, to nie pozostaje nic innego, jak podzielić tę brakującą część na wszystkich faktycznych uczestników. Jak napisała Hancia, to będzie kwota na poziomie kilku-kilkunastu złotych, czyli nie więcej niż 2-3 browary
P.S. Dużo bardziej kłopotliwe organizacyjnie są wszelkie "życzenia dodatkowe" - wymagania gastronomiczne i lokalowe, namioty (w ośrodkach bez zaplecza sanitarnego), miejsce na parkowanie motocykli, przyjazd z jednym noclegiem albo nocowaniem poza miejscem Zlotu, itd.